Biuro dla 100 osób, kiedy połowa pracuje zdalnie. Drogi relikt czy konieczność?
Gdy zarząd firmy o statusie średniego lub dużego przedsiębiorstwa patrzy na wynajmowaną powierzchnię, często widzi tam czystą stratę finansową. Klasyczny scenariusz ostatnich lat wygląda tak: na papierze zatrudnionych jest dokładnie 100 osób, ale dzięki powszechnej elastyczności i rotacji, połowa z nich regularnie wykonuje obowiązki z domowych zaciszy. W efekcie przez większość tygodnia połowa z biurowych 100 biurek stoi smutno i pusto. Koszt wynajmu metra kwadratowego w nowoczesnym biurowcu potrafi przyprawić o zawrót głowy, co naturalnie rodzi pytanie – czy utrzymywanie tak dużej przestrzeni to drogi relikt przeszłości, czy jednak wciąż twarda konieczność?
Spójrzmy na rynkowe realia. Z danych firm analitycznych oraz raportów takich jak te publikowane przez Grant Thornton wynika, że polski rynek pracy przeszedł wyraźną korektę. O ile w ubiegłych latach elastyczność była standardem bez dyskusji, o tyle obecnie zaledwie około 55% średnich i dużych firm w kraju w ogóle dopuszcza pracę zdalną, co oznacza spadek o kilkanaście punktów procentowych względem poprzednich okresów. Co więcej, drastycznie stopniał odsetek organizacji dających pracownikom pełną swobodę wyboru miejsca wykonywania zadań – wynosi on już tylko około 13%. Pracodawcy coraz częściej wymagają fizycznej obecności, stawiając na modele hybrydowe obejmujące regularne wizyty w siedzibie przez kilkanaście dni w miesiącu.
Matematyka wynajmu – ile kosztuje pusta przestrzeń?
Policzmy to na prostym przykładzie. Standardowe zapotrzebowanie na przestrzeń biurową dla jednego pracownika w trybie stacjonarnym wynosi średnio od 8 do 12 metrów kwadratowych wliczając w to części wspólne, sale konferencyjne oraz zaplecze socjalne. Dla zespołu liczącego 100 osób oznacza to konieczność wynajęcia lokalu o powierzchni roughly 800-1000 metrów kwadratowych. Przy stawkach czynszu w dużych polskich miastach, takich jak Warszawa, Kraków czy Wrocław, miesięczne opłaty za sam wynajem, koszty eksploatacyjne i media idą w setki tysięcy złotych.
Jeśli jednak 50 procent zespołu pracuje stale w trybie zdalnym lub hybrydowym z mocnym przechyłem na dom, tradycyjne podejście zakłócające optymalizację kosztów przestaje mieć sens. Trzymanie 100 niezmiennych stanowisk pracy dla sytuacji, w której nigdy nie pojawiają się wszyscy naraz, to finansowa rozrzutność. Z pomocą przychodzi tu koncepcja tzw. hot-deskingu, czyli dzielenia jednego biurka przez kilka osób w zależności od ich grafiku obecności. W takim układzie dla setki zatrudnionych nie trzeba budować małego miasteczka biurowego. Wystarczy przestrzeń skrojona na miarę 50 lub 60 stanowisk działających w systemie rotacyjnym.
Dlaczego całkowita rezygnacja z biura to pułapka?
Skoro można zaoszczędzić fortunę na czynszu, dlaczego niektóre firmy nie zamkną biur całkowicie? Odpowiedzi dostarczają badania dotyczące efektywności i komunikacji wewnątrz organizacji. Z analiz przygotowywanych m.in. na potrzeby Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości wynika, że głównymi powodami, dla których przedsiębiorstwa ograniczają całkowitą swobodę zdalną, są pogarszający się przepływ informacji, spadająca jakość współpracy oraz osłabienie relacji zespołowych.
Człowiek jest istotą społeczną, a biznes rzadko powstaje w próżni czystego kodu czy arkuszy kalkulacyjnych. Zbyt duża izolacja prowadzi do wypalenia, a nowi pracownicy wdrożeni w trybie w pełni zdalnym znacznie dłużej uczą się kultury organizacji i rzadziej utożsamiają się z celami firmy. Biuro przestało być miejscem, w którym po prostu od siedmiu do piętnastu siedzi się przed monitorem – odgrywa ono nową rolę. Stało się hubem spotkań, przestrzenią do burz mózgów, warsztatów kreatywnych oraz budowania zaufania, którego nie da się w pełni zastąpić komunikatorem tekstowym czy wideokonferencją.
Jak mądrze zarządzać przestrzenią w dobie hybrydy?
Odpowiedź na postawione w nagłówku pytanie nie jest czarno-biała. Biuro dla 100 osób przy połowie kadry pracującej zdalnie w swojej tradycyjnej formie jest drogim reliktem. Płacenie za puste metry kwadratowe w dobie optymalizacji budżetów to błąd w sztuce zarządzania. Jednak całkowita rezygnacja z fizycznej lokalizacji to skrajność, która prędzej czy później uderzy w spójność zespołu i jakość realizowanych projektów.
Rozwiązanie leży po środku i wymaga elastycznego podejścia do nieruchomości komercyjnych. Firmy coraz częściej decydują się na mniejsze, za to nowoczesne i świetnie zlokalizowane przestrzenie, które stawiają na jakość, a nie na metraż. Zamiast rzędu setek identycznych biurek, nowoczesne biuro oferuje strefy cichej pracy, liczne sale spotkań wyposażone w dobre nagłośnienie do rozmów hybrydowych oraz wygodne przestrzenie wspólne sprzyjające integracji. W ten sposób wilk jest syty i owca cała – koszty spadają, a pracownicy zyskują miejsce, do którego chcą wracać, by wspólnie realizować cele biznesowe.
