Praca zdalna kontra biuro – rachunek po stronie pracodawcy
Dyskusja o tym, czy pracownicy powinni siedzieć przy biurkach w korporacyjnym szklaniaku, czy pić poranną kawę we własnej kuchni, dawno przestała być tylko wymianą luźnych opinii. W tabelach Excela zarządów firm toczy się bezwzględna walka na liczby. Z jednej strony mamy koszty wynajmu gigantycznych powierzchni w centrach miast, z drugiej – nowe obowiązki prawne, pakiety technologiczne i realne wyzwania związane z utrzymaniem zaangażowania zespołów. Spójrzmy na chłodny rachunek ekonomiczny po stronie pracodawcy.
Gdy na początku dekady rynek masowo uciekał w home office, wydawało się, że tradycyjne biura czeka szybki koniec. Firmy zacierały ręce na myśl o gigantycznych oszczędnościach z tytułu rezygnacji z drogich czynszów. Rzeczywistość okazała się jednak bardziej złożona. Z najnowszego raportu firmy Grant Thornton wynika, że odsetek przedsiębiorstw oferujących całkowitą elastyczność i brak obowiązkowych dni w biurze spadł w ostatnich latach z 32 proc. do zaledwie 13 proc. Pracodawcy coraz częściej stawiają twarde warunki, a co piąta organizacja planuje dalsze ograniczenia pracy zdalnej. Dlaczego? Bo koszty przeniosły się w inne rejony bilansu.
Zgodnie z polskim Kodeksem pracy, zatrudniający ma obowiązek pokryć koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej przez podwładnego – w tym zużycie prądu czy dostęp do internetu. Eksperci z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi szacują, że dodatkowe wydatki na utrzymanie jednego pracownika w trybie domowym wynoszą średnio od 50 do 90 zł miesięcznie. Choć jednostkowo kwota nie zwala z nóg, w firmach zatrudniających tysiące osób uruchamia się potężny efekt skali. Do tego dochodzi kwestia zabezpieczeń IT, zakupu dodatkowych laptopów, licencji na oprogramowanie chmurowe oraz wsparcia technicznego, które w rozproszonym środowisku generuje zupełnie inne koszty niż w scentralizowanym biurze.
Z drugiej strony, utrzymanie tradycyjnego biura to wciąż potężny cios dla budżetu. Czynsze, media, serwis sprzątający, kawa, owoce i obsługa recepcyjna kosztują krocie. Nic dziwnego, że działy finansowe szukają złotego środka. Tą drogą stał się model hybrydowy. Badania przeprowadzane m.in. przez eksperta Stanfordu, Nicholasa Blooma, pokazują, że hybryda przynosi unikalne korzyści biznesowe. W eksperymentach mierzono spadek rotacji pracowników aż o 33 proc. w zespołach pracujących w modelu mieszanym. Każdy pracownik, który nie odchodzi z firmy, to dla przedsiębiorstwa realna oszczędność rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych, których nie trzeba wydawać na rekrutację, onboarding i wdrażanie nowej osoby.
Kolejnym elementem, który rzadko pojawia się w prostych zestawieniach finansowych, jest wydajność i tzw. czas skupienia. Analizy aktywności cyfrowej wskazują, że osoby pracujące poza biurkiem spędzają na głębokiej, nieprzerwanej pracy blisko 60 proc. swojego czasu, podczas gdy pracownicy stacjonarni z trudem dobijają do 48 proc., tonąc w lawinie biurowych spotkań i rozpraszaczy. Z perspektywy pracodawcy oznacza to lepszy zwrot z inwestycji w godzinę pracy specjalisty.
Jednak menedżerowie dostrzegają też drugą stronę medalu. Najczęstszymi powodami ograniczania pracy zdalnej w polskich firmach są według badań problemy z przepływem informacji – wskazuje na to aż 44 proc. przedsiębiorców – oraz spadek efektywności mierzony u około jednej trzeciej załóg. Osłabienie relacji wewnątrz zespołów i trudniejsze wdrażanie młodszych pracowników sprawiają, że czysty rachunek ekonomiczny przestaje opierać się wyłącznie na matematyce kosztów lokalu czy ryczałtu za prąd.
Bilans zysków i strat w starciu praca zdalna kontra biuro nie ma jednego, uniwersalnego rozwiązania. Dla firm o profilu czysto cyfrowym rezygnacja z dużych biur na rzecz mniejszych przestrzeni spotkań to czysty zysk. Dla tradycyjnych struktur całkowite rozproszenie zespołu może oznaczać ukryte straty wynikające ze spadku innowacyjności. Najbardziej opłacalnym rachunkiem okazuje się dziś elastyczny pragmatyzm, w którym biuro przestaje być przymusowym magazynem ludzi, a staje się narzędziem wspierającym współpracę.
