Spotkanie, które kosztuje firmę 5 tys. zł
Siedem osób w garniturach, dwie godziny rozmowy, trzy kubki letniej kawy i zero konkretnych wniosków. Wygląda znajomo? Kalendarze większości pracowników biurowych pękają w szwach od zaproszeń na narady, statusy, podsumowania i burze mózgów. Przez lata traktowaliśmy to jako naturalny koszt prowadzenia biznesu. Wystarczy jednak chwila matematycznej refleksji, żeby zobaczyć, jak drogo nas to wszystko kosztuje.
Wyobraźmy sobie typowe spotkanie w średniej wielkości firmie. Stół konferencyjny, menedżer, dwóch starszych specjalistów i dwóch analityków. Do tego dochodzi obsługa techniczna lub zewnętrzny doradca, jeśli temat jest bardziej złożony. W pokoju siedzi łącznie sześć lub siedem osób. Każda z nich zarabia powyżej krajowej średniej, a ich roboczogodzina, uwzględniająca całkowite koszty pracodawcy, to solidna kwota. Gdy przemnożymy te stawki przez czas spędzony na dyskusji, która spokojnie mogła zmieścić się w trzech zdaniach na wiadomości tekstowej, na liczniku błyskawicznie pojawiają się tysiące złotych.
Skąd się w ogóle wzięła ta kwota w nagłówku? Z prostego rachunku ekonomicznego, który menedżerowie rzadko przelewają na papier. Jeśli w naradzie bierze udział pięć osób o wyższych kwalifikacjach, a spotkanie wraz z przygotowaniami i tzw. czasem rozruchowym trwa półtorej lub dwie godziny, faktyczny koszt zaangażowania kapitału ludzkiego potrafi przekroczyć 5 tys. zł. A mówimy tu wyłącznie o roboczogodzinach, pomijając koszt wynajęcia sali, dojazdów czy utraconych korzyści, bo w tym samym czasie ci sami ludzie mogli pozyskiwać klientów lub domykać kluczowe projekty.
Problem marnotrawstwa czasu w korporacjach i mniejszych biznesach od lat przewija się przez badania rynku. Z analiz platform i ośrodków akademickich badających kulturę pracy wynika, że znaczna część spotkań jest całkowicie zbędna, a menedżerowie potrafią spędzać na naradach nawet kilkanaście godzin tygodniowo. Co gorsza, psychologia pracy dawno udowodniła zjawisko rozmywania odpowiedzialności. Im więcej osób siedzi w pokoju, tym mniejsza szansa, że ktoś podejmie odważną decyzję. Trzydzieści minut mija na wymianie ogólników, kolejna godzina na przekonywaniu przekonanych, a na końcu powstaje ustalenie, że trzeba zwołać kolejne spotkanie.
Firmy szukają dziś oszczędności tam, gdzie najłatniej ciągnąć cięcia, czyli w budżetach marketingowych czy szkoleniowych, rzadko patrząc na wewnętrzną efektywność organizacyjną. Tymczasem lekarstwo jest zaskakująco tanie. Wystarczy wprowadzić rygorystyczne zasady: agendę wysyłaną minimum dobę wcześniej, zakaz organizowania spotkań bez wyraźnego celu decydującego oraz skrócenie standardowego czasu trwania bloków z sześćdziesięciu do trzydziestu minut. Czas w biznesie to dosłownie waluta, a przepuszczanie pięciu tysięcy złotych na luźne rozmowy przy projektorze to luksus, na który przy obecnej presji rynkowej mało kto może sobie pozwolić.
